Teknik Penyusunan Prosedur Standar Operasional dan Peta Proses Bisnis
Teknik Penyusunan Prosedur Standar Operasional dan Peta Proses Bisnis
Rabu (17/11) KPU Kota Semarang mengikuti webinar dengan materi Teknik Penyusunan Prosedur Standar Operasional dan Peta Proses Bisnis lembaga pemerintah. Acara ini, diselenggarakan oleh KPU Provinsi Jawa Tengah, diikuti oleh Ketua dan anggota KPU Kabupaten Kota Sejawa Tengah, Sekretaris KPU Kab/ko Sejawa Tengah, dan peserta dari luar Jawa Tengah.
Acara dibuka oleh Putnawati (Anggota KPU Provinsi Jawa Tengah) mewakili ketua KPU Jawa Tengah. Dia menyampaikan bahwa SOP adalah Standar Prosedur Operasional, serangkaian instruksi tertulis menjalankan proses organisasi, memenuhi prinsip antara lain kemudahan dan kejelasan, efisien dan efektivitas, keselarasan, keterukuran, dinamis, berorientasi pada pengguna, kepatuhan hukum dan kepastian hukum.
Selanjutnya Puput (sebutan akrab Putnawati) mengatakan, peta proses bisnis merupakan aset terpenting organisasi yang mengumpulkan seluruh informasi dalam satu dokumen data base organisasi. Untuk memastikan akurasi dan kelengkapan proses bisnis sesuai dengan rencana staregis organisasi.
Dewantoputra Adipermana Kabag (HTH KPU Jawa Tengah) memandu jalannya webinar yang menghadirkan narasumber Muslim Aisha (Anggota KPU Jawa Tengah) dan Fahrul Azmi (Analis Kebijakan Deputi Bidang Kelembagaan dan Tata Laksana, Kemenpan RB).
Muslim Aisha menyampaikan bahwa pencapaian yang ingin dituju adalah KPU kabupaten kota dan peserta bisa menyusun SOP sesuai dengan yang ditentukan. Pemahaman tuntas mengenai apa, kenapa, dan bagaimana SOP disusun sesuai ketentuan.
Muslim menekankan bagaimana peserta mampu membuat SOP dan peta bisnis. “Peta bisnis adalah bagaimana alur atau jalan, memulai dan langkah apa saja yang harus dilakukan dalam menyusun bagian dari SOP yang akan kita susun” jelas Muslim.
Lebih lanjut Muslim Aisha menerangkan dalam pembuatan SOP, Siapa melakukan apa, bagaimana pekerjaan dilakukan, kapan waktunya, hasilnya apa dan bagaimana itu menjadi sebuah rancangan apa yang akan dilakukan.
Fahrul Azmi memberikan penjelasan detail tentang penyusunan SOP termasuk fungsi, manfaat, diantaranya adalah fungsi dari SOP antara lain adalah memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.
Fahrul menjelaskan bahwa setiap penyelenggara negara yang bekerja pada lembaga pemerintah dituntut mampu dan optimal dalam menyusun SOP dan peta proses bisnis yang menjadi tuntutan dalam era reformasi birokrasi agar efektif dan efisien dalam melaksanakan kegiatan.
UU No 30 Tahun 2014 tentang administrasi pemerintah, pasal 49 ayat 1 berbunyi Pejabat pemerintah sesuai dengan kewenangannya wajib menyusun dan melaksanakan pedoman umum standar operasiolnal prosedur pembuatan keputusan.
“Bahwa setiap kegiatan harus dilakukan berdasar SOP dan komitmen secara organisasi melaksanakan SOP tersebut” tegas Fahrul.
Untuk mengkomunikasikan tata kerja organisasi KPU ketika akan melaksanakan kegiatan pemilihan umum, SOP menjadi penting untuk menetapkan deskripsi kerja, prosedur, standar dan peraturan kerja, meminimalisasi variasi terhadap pelaksanaan kerja, ketertiban penyelenggaraan pemerintahan dan peningkatan pelayanan publik.
Menghangat pada sesi diskusi adalah bagaimana SOP menjadi pedoman dan panduan dalam melaksanakan kegiatan. Kinerja KPU kabupaten selama ini sudah ada juknis atau juklak namun ketika ditanya SOP kesulitan mendapatkan SOP.
Fahrul Azmi menyarankan untuk menyusun SOP agar tertib administrasi ada petunjuk teknis dalam setiap kegiatan. Setiap satker bisa menyusun SOP dalam melakukan tindakan atau kegiatan.
Senada, Dewantoro menegaskan bahwa setiap satker bisa menyusun dan menetapkan SOP nya masing-masing.
Setiap SOP bisa diuji akurasinya oleh pelaksana yang sudah menguasai detail pekerjaan, pimpinan atau pejabat KPU untuk percepatan kerja dan masyarakat yang menyampaikan masukan untuk prioritas perubahan demi kebaikan SOP kedepannya. (Didin)
